RUS / ENG

+7 (495) 729-95-11

Looking forward to your calls

Room 306, building 18 - 2

107140, Moscow, Lesnoryadskiy pereulok

Mon. - Fri.: 09:00 - 18:00

without a break

info@it-scan.ru

Looking forward to your emails

Archiving of documents in their liquidation

Один из проблемных вопросов при ликвидации компании или предприятия – что делать с накопившимися документами и где их хранить? В этом случае собственнику бизнеса необходимо опираться на имеющуюся законодательную базу. А именно процесс передачи документации в архив при ликвидации регулируется двумя законами.

Первый из них - № 6-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», датируемый 8 января 1998 года. Согласно ему, конкурсный управляющий должен отправить на хранение документацию закрывшейся фирмы. Также посмотреть требования к подготовке архивов и сдаче официальных бумаг можно и в других законах и правовых актах. Сюда относится ФЗ «Об архивном деле в РФ». Здесь вполне определенно указано, что сдача документов должна проводиться на основе 10 пункта статьи 23 ФЗ, датируемого 22 ноября 2004 под №125 «Об архивном деле в РФ». Данный нормативный акт актуален для коммерческих организаций при ликвидации фирмы или банкротстве.

В архив должны попасть документы, накопленные в процессе работы организации и указанные в составе Архивного фонда РФ, сведения по личному составу. Также сдаче подлежат документы, сроки временного хранения которых еще не вышли. Заниматься процессом отправки официальных бумаг в архив должны ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий. В качестве места для хранения могут использоваться как государственные, так и коммерческие архивы. 

С какими сложностями можно столкнуться?

В редких случаях процедура сдачи документов в архив проходит должным образом и в соответствии с прописанными в законе требованиями. Особенно часто игнорирование правил наблюдается при ликвидации официальных бумаг компаний, которые признаны несостоятельными (банкротами). Ответственным сотрудникам организации необходимо заранее иметь в виду, что могут возникнуть подобные сложности, а при сдаче в архив – целый список претензий.

Какие документы необходимо архивировать при банкротстве или закрытии компании?

Все документы, где отражены сведения по заработной плате и найму сотрудников, расчетам с ними, должны быть сданы в государственный или муниципальный архив по юридической регистрации организации. Сюда относятся различные приказы, карточки лицевых счетов, ведомости, учетные карточки. При приеме документов в архив составляется акт, второй экземпляр которого предоставляется в регистрирующий орган. Длительность хранения бумаг о стаже и выданной заработной плате, других отчислениях, оформленных до 2003, составляет 75 лет. Немногим меньше хранятся документы, составленные после 2003 года. Срок их хранения равняется 50 годам. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было получить точные сведения о стаже или доходе бывшего сотрудника.

Что делать, если документы не принимаются в Госархивах?

Часто государственные или муниципальные структуры отказывают в хранении официальных актов банкротов или ликвидируемых компаний. Что делать, если документация еще подлежит хранению, но организация уже прекратила свое существование и не работает? Существует два варианта развития событий:

Самостоятельно искать место для хранения документов до момента прекращения их юридической силы. Минимальный срок при этом составляет от 5 лет.
Отдать документы на обработку с последующей систематизацией и описью. Далее их можно отправить на депозитарное хранение за дополнительную плату, обратившись в архивы, оказывающие подобные услуги.

Куда сдать документы при ликвидации?

Компания «It-scan» предлагает свои услуги по обработке, хранению и отправке документов в архив при признании организации банкротом или при ее ликвидации. У нас достаточно опыта, чтобы решить ваши проблемы, именно поэтому к нам обращаются десятки клиентов. Если вы не владеете юридическими тонкостями и знаниями правил сдачи документов в архив, то лучше доверить это дело профессионалам. Мы проведем процедуру передачи согласно требованиям действующих законодательных актов.

Как проходит процесс сдачи документов в архив

Сдача документов в архив – долгая процедура, включающая в себя несколько этапов. Важно при отправке официальных сведений соблюдать определенный порядок действий, чтобы не получить отказ. На первом этапе необходимо провести оценку практической и научной ценности передаваемых документов. Далее составляется сдаточная опись актов.

Правила подготовки описи

Следует учитывать, что опись не может быть составлена в произвольной форме, как того хочет руководство или собственник ликвидируемой организации. Все требования к описи прописаны на законодательном уровне, поэтому необходимо их соблюдение. Даже обложка для дел длительного хранения должна соответствовать определенным критериям и не может быть изменена по желанию кого-либо. Перечень можно найти в статье «Обложка для дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Также стоит иметь в виду, что если документы представлены ненадлежащим образом, не были приведены в порядок, хранились в хаотичном порядке, то это может быть поводом для отказа. При сдаче в архив должен быть составлен логичный научно-справочный аппарат.

Стоит ли пытаться подготовить документы самостоятельно?

Как можно убедиться из краткого описания процедуры сдачи документов в архив, порядок оказывается достаточно сложным, а предъявляемые требования - трудновыполнимыми.

Руководству ликвидируемой компании придется учесть множество особенностей и нюансов, чтобы правильно подготовить дела для передачи. Если же к процедуре решено привлечь штатных сотрудников, то, как показывает практика, это чревато потерей не только времени, но и денег. В тех случаях, когда обработкой занимаются не профессионалы, должного результата достичь удается очень редко.

Сдача документов в архив в Москве

Как сдать документы в архив, учитывая все требования и нормы, не получить отказ и при этом не потратить впустую время и без того минимальные денежные ресурсы предприятия?

Чтобы значительно облегчить себе жизнь и не связываться с бумажной волокитой, обратитесь в компанию«It-scan». Наши специалисты проходили процедуру передачи документов в архив множество раз, поэтому знакомы со всеми нюансами и порядком данной операции. Подготовка документации ведется строго в соответствии с имеющейся законодательной базой, а работа выполняется быстро и за достаточно короткий срок. Наш опыт позволяет обойти все проблемные ситуации, связанные со сдачей в архив официальных дел ликвидируемых, реорганизуемых компаний или банкротов

Остались сомнения?

Считаете, что у Вашей компании нет необходимости в сдаче документов в архив?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам о сдаче документации в архив

Мы работаем открыто!

Certificates All certificates

IT-scan provides only high-quality services, which is confirmed by availability of all required certificates, which you can find below:

Feedbacks All feedback

Feedbacks of happy clients of IT-scan:

E.A. Polkanova
We would like to thank the personnel of IT Solutions OOO for prompt and qualified provision of services for retro-conversion of paper documents, scanning of archival documents, verification of scanned images, indexing and uploading of data into automated information system, as well as performing of binding works.
G.M. Virchenko
We express our sincere gratitude to IT Solutions for a clear well-coordinated work in scanning, digitising and placing of electronic images of documents with index information into automated information system. We note great technical potential, time-sensitivity and high qualification of employees.

Do you have any further questions?

Email us and we will contact you when it is convenient for you

Contacts

Email us and we will contact you when it is convenient for you

+7 (495) 729-95-11

info@it-scan.ru

Room 306, building 18 - 2 Lesnoryadskiy pereulok, Moscow

Mon. - Fri.: 09:00 - 18:00