Creation of copies of electronic documents
В документообороте задействованы два типа документов. Подлинный документ – это первый, а зачастую единственный экземпляр документа с оригиналами подписей и «мокрыми» печатями. Копия – документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Копии удостоверяют соответствующим образом. Различают бумажные копии и электронные.
Бумажные копии: кому они нужны?
Электронный документооборот уверенно входит в современную жизнь, все большее количество документов проводят свой жизненный цикл в цифровом виде. Тем не менее, копии на бумаге до сих пор востребованы. Одна из причин состоит в том, что многие попросту не готовы работать с электронной документацией. У кого-то больше доверия бумаге, а у кого-то просто не достаточно знаний или технических возможностей.
Начиная с 2011 года, налоговые органы начали прием первичной документации в электронном виде. При этом можно предоставлять, как электронные копии бумажных документов, так и электронные копии электронных документов. Но если с отсканированными документами особых проблем нет, то с изначально электронными не все так просто.
Прежде всего, вопрос в используемых форматах. На сегодняшний день ФНС принимает только файлы в формате .XML. Данный формат обязателен для счета-фактуры, желателен для товарной накладной (ТОРГ-12) и акта выполненных работ. Следовательно, если создана накладная в формате .XLS и она подписана с контрагентом электронной подписью, сдать ее напрямую нельзя, необходимо ее распечатать, а после отправить по почте. Учитывая, что подобных накладных может быть десятки, а то и сотни, подобный процесс будет крайне трудоемким. Хочется верить в то, что налоговые органы знают об этой проблеме и принимают меры к исправлению положения.
Подобная ситуация и в других учреждениях, к примеру, в судах. Суды работают с электронными копиями электронных документов, но все еще нет недостаточной практики их применения. Рано говорить о полном отказе от бумажных носителей. На сегодняшний день электронные документы принимаются в качестве доказательств, но в судовом зале рассматриваются их бумажные копии.
Бумажная копия электронного оригинала
Создание копии бумажного документа вряд ли поставит кого-либо в затруднительное положение. Достаточно научиться пользоваться ксероксом. Скопировать электронный документ также несложно. Детально стоит остановиться только на процессе создания бумажной копии электронного документа. Пошагово создание копии выглядит следующим образом:
