RUS / ENG

+7 (495) 729-95-11

Looking forward to your calls

Room 306, building 18 - 2

107140, Moscow, Lesnoryadskiy pereulok

Mon. - Fri.: 09:00 - 18:00

without a break

info@it-scan.ru

Looking forward to your emails

Document scanning into archive

Часто руководители и ответственные лица компаний задаются одними и теми же вопросами, связанными с хранением документов. Нужно ли складировать дела и акты на территории предприятия? В каких случаях их лучше передать в архив? Нужно ли вообще отдавать официальные бумаги в чужие руки или оставить при себе? Требуется ли проводить дополнительную обработку и сканирование перед сдачей документов в архив?

По мнению экспертов, подготовку документов делать можно и нужно. Здесь обнаруживается сразу несколько преимуществ.

В первую очередь, при передаче документов в архив у вас появится возможность освободить полезную площадь и не тратить лишние деньги для аренды помещения, где стоят шкафы и стеллажи с огромным объемом бумаг.

Во-вторых, согласно законодательству, документы определенного типа подлежат обязательной сдаче в архив государственного уровня. Здесь речь идет о передаче бумаг предприятиями, прошедшими процедуру банкротства или находящимися на стадии ликвидации. Необходимо предоставить документы, касающиеся нанятого персонала, а также те, срок хранения которых не истек.

Но какие нюансы приходится учитывать? Документы как физический носитель информации территориально становятся дальше от действующей компании. Таким образом, чтобы получить необходимую информацию, придется потратить уйму времени и пройти несколько этапов:

составить запрос

дождаться поиска нужного дела сотрудником хранилища – это особенно неудобно, если бумага требуется в срочном порядке для подписания выгодного договора

согласовать дату получения пакета через курьера – человеческий фактор может сыграть злую шутку: персонал хранилища может перепутать документы, а работник доставки заболеть или не приехать в назначенный день.

Все это достаточно муторно и тормозит в целом производственный процесс.

Как сэкономить время при получении данных?

Чтобы не столкнуться с названными выше трудностями, нужно лишь заранее провести сканирование документов, а уже потом отправить их на хранение. Таким образом, в вашем распоряжении будет архив в электронном формате, доступ к которому открыт организации в любое время. Вы перестанете зависеть от обстоятельств и сторонних людей.

Заказать услугу сканирования вы можете в нашей компании «АйТи Решения». Мы оперативно и качественно выполним работу по подготовке электронного архива перед внеофисным хранением, создадим электронные архивы любых объемов и самой сложной структуры.

Преимущества сканирования

Вот лишь часть плюсов сканирования документов:

Вам не придется тратить время на подготовку запросов и ожидание доставки необходимых бумаг из архива

Больше не нужно выделять денежные средства на дополнительные услуги, что ведет к сокращению расходов

Вы всегда сможете отчитаться в налоговой, предоставив копии необходимых документов

Время поиска нужного акта после сканирования значительно сократится – документ можно будет найти в течение 30 секунд

Вы ничем не рискуете, ведь у вас есть копия архива, поэтому даже при случайном уничтожении пакета документов в стороннем хранилище вам нечего бояться

У вас появляется возможность ограничения доступа к просмотру официальных данных. Современные технологии позволяют существенно сократить круг лиц, которые могут получать информацию из архива

Электронный архив хорош своей универсальностью. Он дает возможность хранить не только отсканированные образцы бумаг, но и файлы в другом формате (аудио, видео, изображения и чертежи).

Сегодня организациям приходится хранить большое количество документов, поэтому к необходимости создания архива компании все равно приходят рано или поздно. Сканирование и подготовка электронной базы позволяет систематизировать информацию, избавиться от офисного хранения и освободить площади для других нужд.

Профессиональное сканирование

Чтобы все преимущества сканирования документов были доступны компании, процедура должна проводиться на мощном современном цифровом оборудовании. Однако и без участия профессионалов в данной области обойтись нельзя.

Стоит отметить, что сканирование проводится не механически, ведь каждый документ проверяется, происходит сверка изображений и файлов. Чтобы не потерять в ходе процедуры ценную информацию, важно переводить документы в электронный формат крайне тщательно. Размытый образец подписи, не полностью отсканированный лист - и о качестве уже не может идти речи. Ситуация усугубляется в том случае, если систематизация обработанных документов была проведена неверно.

Подготовить качественный электронный архив может только специалист с большим опытом. В нашей компании «АйТи Решения» достаточно сотрудников, которые способны отсканировать документы и подготовить систематизированную базу, доступ к которой вы сможете иметь круглосуточно.

Что вы получите после работы команды «АйТи Решения»?

После завершения процедуры сканирования предоставленных документов мы создадим для вас архив в электронном виде. Он отличается неоспоримым удобством не только при хранении, но и использовании – найти нужный файл можно буквально за несколько секунд. Поиск доступен по разным критериям: названию, виду, дате создания документа. Теперь вся информация всегда будет рядом, а вы не будете зависеть от сторонних организаций с безответственными сотрудниками.

Остались сомнения?

Считаете, что у Вашей компании нет необходимости в сканировании документов для архива?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам, каким образом будет происходить сканирование документов в архив

Мы работаем открыто!

Certificates All certificates

IT-scan provides only high-quality services, which is confirmed by availability of all required certificates, which you can find below:

Feedbacks All feedback

Feedbacks of happy clients of IT-scan:

E.A. Polkanova
We would like to thank the personnel of IT Solutions OOO for prompt and qualified provision of services for retro-conversion of paper documents, scanning of archival documents, verification of scanned images, indexing and uploading of data into automated information system, as well as performing of binding works.
G.M. Virchenko
We express our sincere gratitude to IT Solutions for a clear well-coordinated work in scanning, digitising and placing of electronic images of documents with index information into automated information system. We note great technical potential, time-sensitivity and high qualification of employees.

Do you have any further questions?

Email us and we will contact you when it is convenient for you

Contacts

Email us and we will contact you when it is convenient for you

+7 (495) 729-95-11

info@it-scan.ru

Room 306, building 18 - 2 Lesnoryadskiy pereulok, Moscow

Mon. - Fri.: 09:00 - 18:00