Cloud archive

Он предоставляет такие возможности:

Длительное хранение, использование и регламентированный просмотр электронных документов, индексных данных, описей, которые включены в состав фонда пользования.

Подготовка статистических данных об использовании информационного ресурса, численности пользователей, которые имеют доступ.

Быстрый поиск необходимой информации, при помощи Путеводителя, современного комплекса НСА.

Эффективная технология защиты информационных данных: предотвращение создания временных файлов, введение водяных знаков.

Учет всех документов и дел, которые предоставляются обыкновенным пользователям, работникам архива. Постоянный мониторинг единиц хранения, срок возврата которых истекает.

Раздел «Учет приема и исполнения запросов»

Включает:

• Сбор информации о запросах пользователей, а также ее введение в электронные карточки обращения; подготовка выписок и справок с соответствующими данными.
• Предоставление данные заявителю о том, выполнен ли запрос, в автоматическом режиме.
• Подготовка отчетов и статистической документации.
• Автоматическая подготовка необходимых заявок, списков.

Разделы «Виртуальный читальный зал», «Виртуальная приемная»

• Изучение запросов пользователей и удовлетворение требований, поступающих через интернет. Предоставление возможности просмотра материалов с другого компьютера.
• Возможность интеграции с различными порталами, к примеру, Единым порталом государственных и муниципальных услуг.
• Качественный сервис, предназначенный для перевода данных из архивов в электронный вид.

Раздел «Отчетно-статистическая документация и протоколы ЭПК»

Дополнение и корректировка перечня (автоматизированный режим) различных архивных организаций с детальным указанием отраслевой принадлежности. Дополнительно фиксируется архив, в который передаются документы организации.

Фиксация информации, имеющей отношение к работе ЭПК, запись названий протоколов, перечня участников, а также повестки дня.

Подготовка выходных форм, включающих основную информацию из протокола, дополнительные сведения.

Раздел «Администрирование»

Он включает:

• Основные функции администратора, возможность управления правами тех, кто пользуется системой.
• Корректировка работы подсистем с учетом особенностей работы тех, иных архивов.

Дополнительный функционал

• Полностью подготовленный раздел с ЕПГУ, прошедший тщательное тестирование. Это дает возможность использовать его для перевода архивных данных в электронный вид.
• Своевременное и относительное простое резервирование необходимых для хранения и иных манипуляций объемов из хранилища.
• Никаких сложностей при использовании данной системы не будет. Единственное ее отличие от локальной сети заключается в том, что все данные хранятся в специальном защищенном хранилище.

Возможность консолидации различных архивных организаций субъекта Российской Федерации

Именно с помощью облачных архивов можно осуществить объединение нескольких архивов, сосредоточенных в одном регионе, автоматически. Иными словами, можно сформировать одно информационное пространство, объединяющее различных субъектов РФ.

В данном случае каждое архивное учреждение может удаленно работать с собственными информационными данными, используя эффективную поисковую сеть. Что же касается органа управления архивами РФ, то он сможет контролировать все процессы, проводить мониторинг.

Ключевые преимущества

Для архива

1. Возможность полной автоматизации всех процессов, связанных с деятельностью архивов, без дополнительных вливаний средств в ИТ инфраструктуру. Не требуются дополнительные затраты и на то, чтобы поддерживать ее в отличном и работоспособном состоянии.
2. Возможность внедрения полностью автоматизированной НСА.
3. Быстрая организация и простой контроль электронным фондом.
4. Выполнение всех запросов, поступающих от пользователей, а также предоставление доступа к определенным документам в автоматическом режиме.
5. Возможность автоматического комплектования, пересчета и хранения электронных материалов и документов.
6. Предоставление пользователям, смежным организациям услуг, как муниципальных, так и государственных архивов, интеграция с ЕПГУ.

Для управления архивными делами

1. Простота формирования общего информационного пространства для муниципальных, а также государственных архивных организаций.
2. Автоматизация всех архивных учреждений в регионе в соответствии с единым стандартом.
3. Благодаря тому, что закупка услуг полностью централизована, бюджетные затраты существенно снижаются.
4. Управление всеми архивными учреждениями в регионе упрощается.
5. При необходимости модернизация созданной системы осуществляется достаточно быстро. При этом учитываются введенные нормы.

Данная процедура может быть реализована, к примеру, в виде регионального облака архивов. При этом используются мощности ЦОД. Все архивные организации получают возможность удаленного доступа к сформированной системе. При этом в каждом случае формируется специальная система, подходящая под определенные требования.