Electronic archive

С помощью электронных документов можно ускорить переход в безбумажное будущее. Хранение документов также играет очень важную роль. Некоторые люди испытывают с этим некие трудности.

Архив электронных документов

Впервые тему о необходимости создания архива электронных подняли государственные деятели. Случилось это в 2010 году. В тот момент было решено, что развитие сферы хранения электронных документов должно стать приоритетным направлением в развитии архивного дела.

И вот прошло уже несколько лет, но мало что изменилось. Ситуация, сложившаяся в сфере продолжительного хранения электронных документов (ЭД), все также вызывает вопросы. По мнению экспертов ЭДО причиной медленного развития электронных архивов является неспособность быстрого переоснащения имеющихся бумажных. Данный процесс нуждается в серьезных временных, трудовых и финансовых ресурсах.

Функции архива электронных документов

1. В архиве ЭД сохраняют свою юридическую значимость. Другими словами, даже спустя много лет документ будет обладать все той же доказательной силой, что и раньше и к нему можно будет обращаться в случае каких-либо проверок.
2. Значительно увеличивает скорость и сам процесс поиска необходимой информации по сравнению с бумажным архивом. Сегодня для поиска справки у нас уходит несколько дней. Более прогрессивные архивы будут позволять это делать в течение нескольких минут.
3. С точки зрения коммерческих организаций, например, страховых компаний или банков, использование архива ЭД позволит сократить финансовые издержки, связанные с закупкой большого количества бумаги, и ускорить процесс обслуживания своих клиентов тем самым повышая их лояльность к своей компании. Также стоит отметить, что документ, занесенный в архив, никогда не затеряется. Это является довольно ценным аргументом для любого государственного или коммерческого учреждения.

Естественно, для того, чтобы организовать хранение ЭД необходимо создать определенные условия, выражающиеся в предотвращении несанкционированного доступа к ним, обеспечении читабельности и т. д. Также на протяжении всего своего существования документ должен сохранять в себе ряд информации, а именно:

• Дату создания, получения и отправки.
• Электронную подпись.
• Назначение.
• Происхождение.

Также стоит помнить и о том, что срок хранения некоторых видов электронных документов регламентируется действующим законодательством.

Польза ЭД для организаций

Любая из существующих на сегодняшний день компаний может создать свой собственный архив ЭД. Для этого достаточно лишь позаботиться о наличии технического оснащения. Также очень важно обладать определенными знаниями в этой сфере.

В 2013 году были представлены Рекомендации, содержащие информацию относительно создания архива ЭД в организациях. Участие в их разработке принимало Федеральное архивное агентство. В этих Рекомендациях ЭД представлен, как единица учета. Поэтому перед тем, как попасть в архив, документ должен пройти определенный путь:

1. Регистрация в информационной системе.
2. Добавление в электронное дело.
3. Конвертация в требуемый формат.
4. Архивирование с сохранением метаданных.

Также в Рекомендациях имеется пункт, согласно которому ЭД может быть отправлен в архив организации только после того, как срок его хранения превысит 10 лет. Если ЭД разрешается хранить меньше, чем 10 лет, то этот процесс можно организовать в информационной системе.

Перспективы развития архива электронных документов

В настоящий момент заметны попытки создания архивов ЭД. Следовательно, можно говорить о перспективах развития этого направления. Однако государство не проявляет никаких законодательных инициатив. Наверное, это и является основной причиной столь затянувшегося процесса перехода от бумажных архивов к электронным для долгосрочного хранения информации.

Периодически СМИ озвучивает и оптимистические новости. Например, в конце 2014 года новостные агентства поделились информацией о том, что в скором времени будет создана федеральная государственная информационная система под названием «Электронный архив». В сообщении также говорилось, что имеется законопроект по вопросу обеспечения хранения ЭД. Однако со временем выяснилось, что это лишь только планы и во что они перерастут, покажет только время.