RUS / ENG

+7 (495) 729-95-11

Looking forward to your calls

Room 306, building 18 - 2

107140, Moscow, Lesnoryadskiy pereulok

Mon. - Fri.: 09:00 - 18:00

without a break

info@it-scan.ru

Looking forward to your emails

Electronic archive of human resources documents

Кадровые документы являются неотъемлемой частью в сфере делопроизводства. Любая документация, в которой содержится информация о личном составе организации, должна храниться на долговременной основе. Именно поэтому обработке кадровых документов следует уделять особое внимание. Для отдела кадров любой компании электронный архив кадровых документов является довольно серьезной сложностью. Если коллектив компании является очень большим или наблюдается высокая текучка кадров, то со временем большое количество документации по сотрудникам может привести к появлению ошибок, что выражается в потере дел, изменении не тех записей, что требовалось и т. п. Самая большая сложность состоит в том, что скорость работы с бумажным архивом очень низкая. И при необходимости отыскать нужный документ приходится тратить очень много времени.

Крупные компании при использовании бумажного архива сталкиваются сразу с двумя проблемами:

  • Поиск помещения для размещения в нем кадровых документов.
  • Сложность доступа к архиву.

Решить эту проблему поможет создание электронного архива. Кадровые документы подвергаются сканированию с помощью передового оборудования. Это позволяет решить большинство вопросов. Например, современные компьютерные технологии позволяют в кратчайшие сроки отыскать нужное дело среди тысяч человек. Также электронный архив обладает функцией автоматического определения сроков хранения всех записей, по истечению которых они подлежат самостоятельному удалению из базы.

В электронный архив обычно добавляются следующие типы документов:

  1. О приеме на работу (приказы, трудовые договоры, заявления).
  2. О переводе на другую работу (приказы, заявления).
  3. Об увольнении с работы (приказы, личные дела уволенных сотрудников, личные карточки, заявления).
  4. О предоставлении отпуска (приказы, заявления, графики отпусков).
  5. О предоставлении поощрений (приказы, предоставления).
  6. Об оформлении дисциплинарных взысканий (приказы, объяснительные записки, докладные записки по факту нарушения трудовой дисциплины).

Постоянное использование кадровых документов, находящихся в электронном архиве, обладает еще целым рядом преимуществ, помимо быстроты доступа к ним.

Отсканированная кадровая документация содержит в себе следующую полезную информацию:

  • Полученные сотрудником льготы.
  • Рабочий стаж каждого из сотрудников.
  • Социальные выплаты.
  • Размер пенсий.
 

Также грамотная обработка кадровых документов помогает упростить работу с ними, что положительно влияет на эффективность проведения всевозможных биографических и социологических исследований. Документация, содержащая данный о личном составе, должна находиться в архиве компании на протяжении 75 лет. Со временем бумага начинает портиться и необходимо прибегать к мерам для ее защиты. Соответственно, ужесточаются требования у выдачи таких документов.

 

Юридическое значение кадровых документов в электронном архиве

Юридическая состоятельность электронных документов такая же, как и бумажных. Каждый документ, перемещенный в цифровое хранилище, имеет свою электронную подпись. Современные технологии позволяют производить очень качественную оцифровку. При сканировании переносятся даже самые мелки символы. Текст, печати и подписи остаются такими же четкими, как и были на бумаге.

Варианты обработки кадровых документов

  1. Сканирование кадровых документов для их конвертации в электронный вид. Состоит из нескольких этапов:
    1. Подготовительные работы.
    2. Непосредственно сканирование.
    3. Индексация по требуемым полям.
  1. Архивная обработка с передачей в архив. Этапы данного вида обработки:
    1. Оценка ценности документа.
    2. Получение акта, разрешающего уничтожить неактуальный документ.
    3. Систематизация бумаг.
    4. Оформление дела.
    5. Формирование его описи.
    6. Передача в архив.

В некоторых случаях допускается комбинирование сразу двух вариантов обработки кадровой документации:

Наша компания предлагает профессиональные услуги по обработке кадровых документов. Наши сотрудники имеют огромный опыт работы в сфере архивирования и систематизации всех видов документов.

Остались сомнения, что переход на электронный документооборот будет для Вас безболезненным?

Считаете, что у Вашей компании нет необходимости в минимизации бумажного документооборота?
Или это просто страх, вызванный объективными факторами, такими как слабая формализация бизнес-процессов или ее отсутствие?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам, каким образом будет происходить переход на электронный документооборот именно в Вашей компании

Мы работаем открыто!

Certificates All certificates

IT-scan provides only high-quality services, which is confirmed by availability of all required certificates, which you can find below:

Feedbacks All feedback

Feedbacks of happy clients of IT-scan:

E.A. Polkanova
We would like to thank the personnel of IT Solutions OOO for prompt and qualified provision of services for retro-conversion of paper documents, scanning of archival documents, verification of scanned images, indexing and uploading of data into automated information system, as well as performing of binding works.
G.M. Virchenko
We express our sincere gratitude to IT Solutions for a clear well-coordinated work in scanning, digitising and placing of electronic images of documents with index information into automated information system. We note great technical potential, time-sensitivity and high qualification of employees.

Do you have any further questions?

Email us and we will contact you when it is convenient for you

Contacts

Email us and we will contact you when it is convenient for you

+7 (495) 729-95-11

info@it-scan.ru

Room 306, building 18 - 2 Lesnoryadskiy pereulok, Moscow

Mon. - Fri.: 09:00 - 18:00