RUS / ENG

+7 (495) 729-95-11

Looking forward to your calls

Room 306, building 18 - 2

107140, Moscow, Lesnoryadskiy pereulok

Mon. - Fri.: 09:00 - 18:00

without a break

info@it-scan.ru

Looking forward to your emails

Electronic archive of project documentation

По прогнозам экспертов через 5 лет количество бумажных и электронных документов сравняется, а через 10 лет разница будет уже составлять 30/70. За год количество электронных документов увеличивается примерно в 2 раза, а бумажных – всего-лишь на 7%.

Преимущества использования электронного архива проектной документации:

  • Повышение эффективности работы с документами после их конвертации в электронный вид.
  • Возможность описать и произвести структурирования имеющихся документов.
  • Осуществлять специфические выборки.
  • Получать информацию о работе филиалов и подразделений в полном объеме.
  • Предоставлять доступ к документам лицам, которые в этом заинтересованы.
  • Возможность быстро подготавливать проектно-сметную документацию по просьбе заказчика или какого-либо проверяющего органа.

Эффективность работы с проектными документами напрямую зависит от объема данных по требуемым объектам, представленных в электронном виде. В частности, речь идет о структуре документа, полях описаний и самих документа, представленных в виде отсканированных копий в формате .tiff или .pdf. Также допускается использование документов в других электронных форматах, например, .doc, .png, .cad и пр.

Существует несколько способов, по которым можно произвести заполнение архивной системы:

  • При поступлении бумажных документов сторонней фирмы производится их сканирование. Если документ электронный, то он прикрепляется в архив. Данный процесс повторяется при поступлении нового документа.
  • Собственные документы добавляются в архив методом автоматического создания записи в нем из уже созданной системы проектирования с последующим прикреплением файла добавленного документа.

 

Описание и структурирование информации проводится постепенно, по мере того, как пользователями добавляются новые данные. Описание и структурирование – это формирование каталога документов с определением полей описаний для каждого отдельного документа или группы документов, используемых в работе с ними. Каждая компания имеет собственную структуру архива и зависит от специфики работы с информацией.

После добавления документов в архив появляется возможность предоставить доступ к ним отдельным сотрудникам компании или целому удаленному филиалу, если в этом есть необходимость.

Чем полнее информация об объекте, расположенного в электронном архиве, тем легче будет работать с ним. Другими словами, упроститься процесс поиска и создания комплектов проектной документации для проверяющих органов или отдельных заказчиков.

Электронный архив имеет функцию экспорта данных или их части в файловую html-структуру. Это позволяет в кратчайшие сроки формировать необходимый пакет документов и отправлять его по назначению. Экспортируемые файлы имеют структурированный вид, как и в случае с их хранением. Все они сохраняют свои описания и другие атрибуты. В будущем эти данные можно переместить на цифровой носитель и отправить заказчику.
Используемый поисковый механизм является достаточно гибким и позволяет настраивать поисковые поля для оптимизации архива под поиск именно проектной документации конкретной организации. Именно такой подход позволяет уменьшить количество времени, затрачиваемого на поиски.

Поиск и выборка осуществляется по нескольким критериям. Чем глубже описание документации при ее структурировании, тем сложнее выборку можно создать. С помощью таких выборок можно снизить время поиска в несколько раз. Ничего подобного нельзя сделать при хранении проектной документации в бумажном виде.

Следовательно, электронный архив является одним из наиболее эффективных инструментов для совершения действий с проектной документацией. Он поможет сэкономить много времени и средств за счет снижения:

В проектном отделе сразу же наступит порядок. Непринятые чертежи не будут валяться по всему офису. Переноситься на бумагу будут только конечные версии после их утверждения. Рабочий процесс надо документом будет отображен в электронном виде. Путаницы больше не возникнет.

Использование электронного хранилища для проектной документации актуально не только с точки зрения удобства, но и в стратегическом плане. Современные архитектурные чертежи и технические наработки могут пригодиться следующему поколению, поэтому их следует сохранить. Мы сделаем все, чтобы вы даже спустя десятки лет могли вернуться к своим наработкам и воплотить их в жизнь.

Остались сомнения?

Считаете, что Вашей компании нет необходимости в использовании электронного архива проектной документации?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам об использовании электронных архивов проектной документации

Мы работаем открыто!

Certificates All certificates

IT-scan provides only high-quality services, which is confirmed by availability of all required certificates, which you can find below:

Feedbacks All feedback

Feedbacks of happy clients of IT-scan:

E.A. Polkanova
We would like to thank the personnel of IT Solutions OOO for prompt and qualified provision of services for retro-conversion of paper documents, scanning of archival documents, verification of scanned images, indexing and uploading of data into automated information system, as well as performing of binding works.
G.M. Virchenko
We express our sincere gratitude to IT Solutions for a clear well-coordinated work in scanning, digitising and placing of electronic images of documents with index information into automated information system. We note great technical potential, time-sensitivity and high qualification of employees.

Do you have any further questions?

Email us and we will contact you when it is convenient for you

Contacts

Email us and we will contact you when it is convenient for you

+7 (495) 729-95-11

info@it-scan.ru

Room 306, building 18 - 2 Lesnoryadskiy pereulok, Moscow

Mon. - Fri.: 09:00 - 18:00