RUS / ENG

+7 (495) 729-95-11

Looking forward to your calls

Room 306, building 18 - 2

107140, Moscow, Lesnoryadskiy pereulok

Mon. - Fri.: 09:00 - 18:00

without a break

info@it-scan.ru

Looking forward to your emails

Internal document management system

Внутренний документооборот компании — это движение внутренних документов между структурными подразделениями. К внутренней документации относятся: приказы, инструкции, протоколы совещаний, положение о структурных подразделениях и иные документы, предназначенные для использования сотрудниками компании и управленцами.

Внутренний документооборот организации осуществляется специалистами отдела делопроизводства, а при их отсутствии — секретарем. Обязанности по организации документооборота внутренних документов возлагаются на основе приказа руководителя. 

Система внутреннего документооборота должна быть нормированной и регулированной. Так, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагает закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах. Это позволит реалистично оценивать все этапы прохождения документов, сроки их согласования и исполнения. Использование электронной цифровой подписи для внутреннего документооборота не является необходимостью. Однако, все больше и больше организаций прописывают в своем внутреннем регламенте использование ЭЦП для ряда документов. Это особо актуально для больших компаний, имеющих разветвленную сеть филиалов по стране.

Внутренний электронный документооборот организации — это автоматизированное движение внутренней документации внутри предприятия. 
Правильно организованный внутренний электронный документооборот не менее важен, чем внешний. Он позволяет позволяет повысить эффективность бизнес-процессов за счет своевременного донесения той или иной информации. 

При внедрении электронного документооборота на предприятии можно столкнуться с такими проблемами, как консерватизм сотрудников и их нежелание постоянного работать с компьютером. Этого можно избежать, если грамотно донести преимущества СЭД непосредственно для сотрудников.

Преимущества внутреннего ЭДО

Минимизация времени на подготовку документов

Оперативное согласование

Возможность коллективной работы над документами

Внедрение системы внутреннего документооборота позволяет:

  • экономить время за счет сокращения поиска необходимого документа, исключения риска его порчи или потери и т.д.;
  • оптимизировать офисное пространство (помещения, отведенные под бумажный архив, можно использовать на иные цели);
  • повысить прозрачность внутренней работы организации (руководитель может проконтролировать время согласование, статус и дату исполнения любого электронного документа);
  • создать историю каждого файла (СЭД позволяет упорядочить документальные отношения с заказчиками, поставщиками и подрядчиками);
  • минимизировать расходы на распечатку документов.
Общий документооборот организации
Внешний документооборот

обработка входящей корреспонденции

подготовка исходящей корреспонденции

обработка обращения граждан

Внутренний документооборот

подготовка нормативно-распорядительной документации

работа с внутренней документацией

контроль исполнения поручений

Обеспечивающий документооборот

делопроизводство

управление нормативно-справочной информацией

Остались сомнения, что переход на электронный документооборот будет для Вас безболезненным?

Считаете, что у Вашей компании нет необходимости в минимизации бумажного документооборота?
Или это просто страх, вызванный объективными факторами, такими как слабая формализация бизнес-процессов или ее отсутствие?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам, каким образом будет происходить переход на электронный документооборот именно в Вашей компании

Мы работаем открыто!

Certificates All certificates

IT-scan provides only high-quality services, which is confirmed by availability of all required certificates, which you can find below:

Feedbacks All feedback

Feedbacks of happy clients of IT-scan:

E.A. Polkanova
We would like to thank the personnel of IT Solutions OOO for prompt and qualified provision of services for retro-conversion of paper documents, scanning of archival documents, verification of scanned images, indexing and uploading of data into automated information system, as well as performing of binding works.
G.M. Virchenko
We express our sincere gratitude to IT Solutions for a clear well-coordinated work in scanning, digitising and placing of electronic images of documents with index information into automated information system. We note great technical potential, time-sensitivity and high qualification of employees.

Do you have any further questions?

Email us and we will contact you when it is convenient for you

Contacts

Email us and we will contact you when it is convenient for you

+7 (495) 729-95-11

info@it-scan.ru

Room 306, building 18 - 2 Lesnoryadskiy pereulok, Moscow

Mon. - Fri.: 09:00 - 18:00